Dia Internacional dos Arquivos — 9 de junho

O tratamento documental do fundo INCM no ANTT  

O Dia Internacional dos Arquivos foi instituído a 9 de junho pelo Conselho Internacional dos Arquivos em 2007, visando a promoção destas instituições de memória com base nos princípios de imparcialidade, transparência e acesso universal. Ao assinalar esta comemoração, recordamos que a incorporação da documentação do arquivo histórico da Imprensa Nacional-Casa da Moeda (INCM) no Arquivo Nacional Torre do Tombo (ANTT) teve como objetivo melhorar as condições de preservação e divulgação do acervo que testemunha as funções da empresa fabril ao longo dos séculos. A documentação existente reflete as atividades administrativas, editoriais, gráficas, de fabrico de moedas e medalhas, de marcação de peças e sócio-culturais da instituição.  

Após a incorporação física dos documentos, foi elaborada a descrição arquivística que teve como base os inventários existentes. Respeitando o princípio de proveniência e de ordem original dos documentos, a documentação foi organizada segundo critérios orgânicos e funcionais o que se refletiu na estrutura das séries documentais criadas. Foi estabelecida a existência de um fundo documental (INCM) com a separação em dois subfundos (Imprensa Nacional e Casa da Moeda) que se dividiram por séries documentais e unidades de instalação, ver em: https://digitarq.arquivos.pt/details?id=9064278 

Numa primeira fase, os livros foram disponibilizados na base de dados do ANTT, Digitarq, tendo sido efetuada a cotação dos mesmos manualmente com a identificação do fundo, subfundo, unidade de instalação e número de livro. Esta informação encontra-se descrita no campo «cota atual» e está relacionada com o código de referência existente para pedido de reprodução ou pedido antecipado de consulta por parte dos leitores. Salvo as condições físicas do livro ou, por se encontrarem ao abrigo do Regime Geral de Proteção de Dados, que possam condicionar o seu acesso, todos os livros estão disponíveis para pesquisa. Quando existe condicionamento de acesso, o documento (livro ou maço) foi identificado com o marcador de acesso condicionado sendo realizada a descrição  do seu estado físico  de acordo com o índice de degradação que contempla, o acesso imediato (nível 1 — cor verde); a necessidade de conservação, mas pouco danificado (nível 2 — cor amarela); com necessidade de intervenção de restauro, danificado, mas com possibilidade de acesso, mediante condições restritas (nível 3 — cor laranja); ou, com acesso negado devido ao mau estado físico do objeto (nível 3 — cor vermelha).  

Atualmente, decorre o trabalho de carimbagem dos livros com a colocação do logótipo da Torre do Tombo na folha de rosto e em cada 10 páginas de cada livro. Esta atividade, realizada internamente pela instituição, conta atualmente com 3500 livros carimbados num total de 8942 livros. Os trabalhos de cotação e carimbagem são essenciais para a identificação física do documento, quer para a sua salvaguarda, quer no auxílio à sua digitalização, assegurando o estabelecimento da propriedade patrimonial inerente. 

No primeiro semestre de 2024, as atividades têm incidido na disponibilização das unidades de instalação compostas por maços. O objetivo é colocar à consulta a totalidade da série documental «correspondência recebida» que engloba a correspondência que deu entrada na administração da Casa da Moeda entre os anos de 1687 a 1958. Esta documentação contém decretos, avisos, portarias e ordens, até à unidade de instalação n.º 32; a partir daqui a tipologia documental que existe é constituída por ofícios, guias, requerimentos, certidões, relações e mapas que englobam todas as atividades administrativas internas e externas com clientes, fornecedores, entidades públicas e privadas que se relacionavam com a instituição. Até à presente data foram inseridos, a partir do inventário existente e, posterior transferência para o digitarq, 391 maços, 9688 documentos compostos, descritos como processos; estão disponíveis para consulta 217 maços e 6640 processos, prevendo-se a total disponibilização a partir do segundo semestre deste ano. Esta série documental, testemunha as atividades inerentes ao funcionamento da instituição e a rede de relações entre as instituições nacionais e estrangeiras congéneres.  

A par da descrição documental, os técnicos de conservação e restauro do ANTT estão a intervir pontualmente no acondicionamento de objetos identificados junto da documentação, como foi o caso de espécimes de valores selados, uma chave e de metade de uma moeda. 

Desde a disponibilização do acervo ao público, em abril de 2023, até maio de 2024, contabilizou-se um total de 203 pedidos de consulta por parte de leitores nacionais e internacionais. Este número refere-se a 21 pedidos de consulta presenciais e a 182 pedidos antecipados de consulta. Foram ainda realizados 6 pedidos de pesquisa e efetuados 36 pedidos de reprodução. Verificamos que o perfil do leitor da documentação do fundo INCM, no ANTT, manteve-se idêntico ao que consultava nas instalações da Casa da Moeda. Existe uma continuação das pesquisas de leitores assíduos no arquivo histórico onde as séries «manifestos das viagens dos navios» e as referentes a valores selados continuam a predominar. No entanto, observamos um interesse de novos investigadores que pesquisam a documentação referente à Contrastaria onde predominam a elaboração de novas teses de doutoramento na área da ourivesaria. Estes números incluem os pedidos de consulta da equipa da INCM, que está dedicada ao estudo da história da Casa da Moeda. 

Por último, no âmbito da Semana Internacional dos Arquivos, organizada pelo ANTT, que decorreu entre os dias 3 e 7 de junho, teve lugar a comunicação «O tratamento documental do fundo da INCM», no dia 5 de junho, inserida na temática «Tratamento Técnico Documental». Esta apresentação focou a descrição do processo de incorporação do acervo documental da INCM no Arquivo Nacional, os trabalhos prévios realizados e o tratamento documental já concretizado. 

Depois deste período a INCM irá continuar a acompanhar a disponibilização do acervo, incorporado na Torre do Tombo, prestando o apoio e esclarecimentos necessários para a salvaguarda deste importante legado. 

INCM/Unidade de Edição e Cultura, Divisão de Produção e Divulgação Cultural